E-Mail Weiterleitung

Verfahren und Zweck

Die Scans von den Multifunktionsgeräten werden über die Scan-to-Email Funktion über ein Funktionspostfach an den den VERISCORE Server übergeleitet. Die folgenden Beschreibungen treffen Sie, wenn Sie Scan-to-Email nutzen in Ihrem Betrieb.

Eine verbreitete Einschränkung bei Scan-to-Email im Bankenumfeld ist, dass aus Vertraulichkeits- und Compliancegründen die Multifunktionsgeräte keine Emails an externe Email-Adressen senden dürfen.

Deswegen wird für VERISCORE im Institutseigenen Exchange-Server (oder anderem Email Server Produkt) ein eigenes Funktionspostfach eingerichtet.

Alle dort eingehenden Scan-Emails werden anschließend per Forward/Überleitung an ein externes im Crednet gehostetes Postfach geleitet. Dadurch verbleiben keine Kopien auf dem eigenen Exchange Postfach, aber der Vorgang wird compliant protokolliert.

Aus dem externen Postfach zieht der VERISCORE Server mit den im Mandanten eingerichteten IMAP Import-Adapter die Scans in die Verarbeitung und zeigt die Dokumente im Eingang des Webcenters dem Benutzer an.

Je nach Einstellung des IMAP Imports können die Scans demjenigen Benutzer in VERISCORE zugewiesen werden, der sich am Scanner mit eben jenem Benutzer per RFID Ausweis authentifiziert hat. Dazu ist es notwendig, dass der Scanner die im ActiveDirectory eingetragenen Email-Adresse des S-Users die Emails versendet und Überleitung aber nicht Weiterleitung in der Serverregel ausgewählt wird.

Einrichten des Crednet Postfachs

Bitte wenden Sie sich an Vertrieb (Neukunden) oder Support (Bestandskunden) von VERISCORE um ein oder mehrere bzw weitere Crednet Postfächer für Sie anlegen zu lassen.

Mehrere Postfächer können für Sie sinnvoll sein, wenn Sie eine eigene Testbank in OSPlus unterhalten oder wenn Sie für ein Projekt zur Qualitätssicherung Ihrer Altdokumente im ZDA einen weiteren Einlieferungskanal benötigen, der in VERISCORE nicht im Tagesbestand der Mitarbeiter im Markt angezeigt werden soll.

Einrichten des Funktionspostfachs

Das Funktionspostfach (oder mehrerer) kann von einem berechtigten Email-Administrator angelegt werden, z.B. mit dem Namen legitimation@sparkasse-x-y.de. Sofern ein FI Exchange-Server genutzt wird muss das Postfach von der FI angelegt werden.

Sollten Sie eine andere abweichende Lösung in Absprache mit dem VERISCORE Onboarding-Team umgesetzt haben, dann halten Sie bitte Rücksprache mit dem Support und ignorieren Sie die beiden folgenden Abschnitte des Handbuchs für die Einrichtung der Serverregel.

Einrichten der Serverregel für die Weiterleitung (neu ab 8.1.2024)

Die Weiterleitung wird bei der FI durch das Institut mittels eines kostenlosen Tickets mit dem Betreff “Mailweiterleitung nach extern einrichten” beauftragt.

Das muss unter der Kategorie Office-Neo-Basis und weiter unter dem Punkt On-Mail-Management erfasst werden. Es gilt zu berücksichtigen, dass insgesamt für den Kunden 5 Mailregelungen kostenlos sind und sich die Zieldomäne (obv-postfach.de) auch im FI Mailverbund befindet.

Der Tickettext bei dem Kunden könnte so lauten, mit der vom VERISCORE SUPPORT genannten Zieladresse:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Bitte legen Sie in Exchange eine serverseitige *Überleitungsregel* an, welche die in das (Gruppen-)Postfach

legitimation@sparkasse-x-y.de

eingehenden E-Mails an die externe Mailadresse 

Institutsnummer@veriscore.c00577.axs-host.de


weiterleitet. 

Die Überleitung im Gegensatz zur Weiterleitung soll dafür sorgen, dass keine Kopien im Postfach behalten werden.

Gemäß SSC00065655 soll die o.g. Absenderadresse des (Gruppen-)Postfaches benutzt werden.
Zusätzlich bitte in der Überleitungsregel den Betreff wie folgt anpassen, sodass der ursprünglich in das Postfach einliefernde Email-Absender im Betreff (Subject) erhalten bleibt:

"<orig.Absender>-<orig.Betreff>"

Viele Grüße
Ihr Bankmitarbeiter

Seit 18.12.23 ist eine VERISCORE Version in Produktion, die auf diese geänderte Überleitungsregel angepasst wurde. Es sind keine weitere Anpassungen an den Geräten oder in Ihrem Mandanten notwendig, sofern Sie die im folgenden Abschnitt historisierte Anweisung im Rahmen des Onboardings an die FI gegeben hatten.

Einrichten der Serverregel für die Weiterleitung (veraltet ab 8.1.2024)

Die Weiterleitung wird bei der FI durch das Institut mittels eines kostenlosen Tickets mit dem Betreff “Mailweiterleitung nach extern einrichten” beauftragt.

Das muss unter der Kategorie Office-Neo-Basis und weiter unter dem Punkt On-Mail-Management erfasst werden. Es gilt zu berücksichtigen, dass insgesamt für den Kunden 5 Mailregelungen kostenlos sind und sich die Zieldomäne (obv-postfach.de) auch im FI Mailverbund befindet.

Der Tickettext bei dem Kunden könnte so lauten, mit der vom VERISCORE SUPPORT genannten Zieladresse:

Hallo FI Support,

Bitte legen Sie in Exchange eine serverseitige Weiterleitungsregel an, welche die in das (Gruppen-)Postfach

legitimation@sparkasse-x-y.de

eingehenden E-Mails an die externe Mailadresse 

 Institutsnummer@veriscore.c00577.axs-host.de

weiterleitet. 

Bei der Weiterleitung soll keine Kopie im Postfach behalten werden.

Viele Grüße
Ihr Bankmitarbeiter

Einrichten der E-Mail Adresse für den Scan-Import

Klicken Sie auf das Plus-Symbol. Es öffnet sich der Einrichtungsdialog für die E-Mail Einrichtung.

Tragen Sie hier die Zugangsdaten für das zu verwendende E-Mail Konto ein.

Im Feld “Scan-Prozess” muss der feste Wert “vsf-id-ocr-mail-import” eingetragen werden.

Der Punkt “E-Mail-Import aktiv” muss durch setzen des Hakens im zugehörigen Kontrollkästchen aktiviert werden. Dies ist Vorraussetzung dafür, dass die Importierung der vom MFP verschickten Scans via E-Mail durch VERISCORE erfolgen kann.

Zum Testen der Zugangsdaten klicken Sie auf das Lupensymbol und wählen Sie unter “E-Mail-Ordner” “INBOX” aus.

Mit der Einstellung Scans zu Benutzern anhand der Email zuordnen haben Sie die Möglichkeit bestimmten bekannten Benutzern ihre eigenen Scans zuzuordnen. Sie sollten Zuordnung als Voreinstellung verwenden, weil es den Normalfall in der Praxis darstellen sollte.

Wird dieser Haken deaktiviert, dann werden die Scans aus diesem Postfach an genau einen Benutzer zugewiesen. Dieser Benutzer muss >VERISCORE bereits bekannt sein, was durch vorheriges erfolgreiches Anmelden erreicht wird. Erst danach können diesem Benutzer über die Zuordnen Funktion eingehende Scans zugeordnet werden. Die Funktion der expliziten Zuordnung zu einem Benutzer mit einem separaten Postfach kann z.B. fachlich veranlasst sein, wenn es um eine gesonderte Kundengruppe geht, die von eigenen Kundenberatern bearbeitet werden soll. In diesem Fall kann z.B. eine Assistenzkraft den Ausweis für den Kundenberater einscannen und der Kundenberater kann in VERISCORE die Kundenanlage durchführen.